AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA (SDM)
Definisi Audit Sumber Daya Manusia
Audit merupakan proses pengumpulan dan
pengevaluasian bahan bukti tentang informasi yang dapat diukur mengenai suatu
entitas ekonomi yang dilakukan seorang yang kompeten dan independen untuk dapat
menentukan dan melaporkan kesesuaian informasi dengan kriteria-kriteria yang
telah ditetapkan (Arens, 1997, p. 1).
Audit SDM adalah pemeriksaan kualitas kegiatan
Sumber Daya Manusia secara menyeluruh dalam suatu departemen, divisi atau
perusahaan, dalam arti mengevaluasi kegiatan-kegiatan SDM dalam suatu perusahaan
dengan menitik beratkan pada peningkatan atau perbaikan (Rivai, 2004, p. 548).
Audit SDM merupakan tinjauan berkala yang dilakukan
oleh departemen sumber daya manusia untuk mengukur efektifitas penggunaan
sumber daya manusia yang terdapat di dalam suatu perusahaan, audit memberikan
suatu perspektif yang komprehensif terhadap praktik yang berlaku sekarang,
sumber daya, dan kebijakan manajemen mengenai pengelolaan SDM serta menemukan
peluang dan strategi untuk mengarahkan ulang peluang dan strategi
tersebut. Intinya, melalui audit dapat menemukan permasalahan dan memastikan
kepatuhan terhadap berbagai peraturan perundangan-undangan dan rencana-rencana
strategis perusahaan (Menurut Gomez-Mejia, 200 1 :28).
Audit SDM merupakan suatu metode evaluasi untuk
menjamin bahwa potensi
SDM dikembangkan secara optimal (Rosari, 12 Mei
2008).
Jadi, pada kesimpulannya audit sumber daya manusia
adalah proses pemeriksaan dan penilaian secara sistematis, obyektif,
komprehensif, dan terdokumentasi terhadap fungsi-fungsi organisasi yang
terpengaruh oleh manajemen sumber daya manusia semisal proyeksi masa depan
kebutuhan SDM organisasi, dengan tujuan memastikan dipenuhinya azas kesesuaian,
efektivitas dan efisiensi dalam pengelolaan sumber daya manusia untuk mendukung
tercapainya sasaran-sasaran fungsional maupun tujuan organisasi secara
keseluruhan baik untuk jangka pendek, jangka menengah maupun jangka panjang,
sesuai dengan standar lokal (Pemda/Pemprov), standar internal (SOP/Company
Polici), atau regulasi (International Standard/standar pemerintah).
Kembali kepada fungsi Audit ini sendiri dapat
dikategorikan ke dalam tiga bidang utamanya yang tentu fokusnya ada pada audit
sumber daya manusia, antaranya terdiri atas:
1. Policy audit/manajemen audit atau penilaian
yang dilaksanakan secara sistematis dan independent, berorientasi ke masa depan
terhadap : keputusan dan kebijakan yang dilakukan oleh manajemen yang
bertujuana untuk meningkatkan kualitas SDM melalui perbaikan pelaksanaan fungsi
manjemen, pencapaian rencana yang sudah ditetapkan serta pencapaian social
objective.
2. Performance/Operasional audit, merupakan
suatu kegiatan penilaian yang sistematis yang dilaksanakan secara objective dan
independent berorientasi atas masa depan untuk semua kegiatan yang ada dalam
suatu perubahan yang utamanya dalam bidang SDM.
3. Financial audit, yang mempunyai orientasi
pengujian / penilaian secara independent dan objectif atas tingkat kewajaran
dan kecermatan serta data keuangan untuk memberikan perlindungan keamanan asset
perusahaan dengan melakukan evaluasi kelayakan internal control yang di
tetapkan. Audit ini sendiri dapat dilakukan dalam beberapa situasi, antaranya :
· ketika
dirasa perlu oleh manjemen puncak
· ketika
suatu kekuatan ekternal yang memaksa untuk dilakukan suatu tinjauan.
· ketika
seorang manajer baru yang merasa bertanggung jawab atas dep. SDM
· ketika
suatu perusahaan yang signifikan dalam suatu dunia usaha yang memaksa untuk
melakukan considerasi ulang manajemen sdm
· ketika
suatu keinginan spesialist sdm untuk meningkatkan praktik dan sistem sdm
perusahaan.
Dalam pelaksanaannya suatu audit harus mengikuti
norma yang ditentukan dalam suatu perusahaan masing-masing, yang intinya harus
mengandung :
1. independensi/kebebasan
2. kemahiran
jabatan
3. Ruang linglup
yang mecakup : pengujian dan evaluasi terhadap kecukupan efektifitas sistem
pengndalian intern perusahaan dan kualitas manjemen dalam melaksanakan tanggung
jawab yang dibebankan kepadanya.
4. Pelaksanaanya
mancakup perencanaan audit, pengujian dan evaluasi terhadap informasi,
penyampaian hasil audit dan proses tindak lanjut.
5. Pengelolaan
Departemen audit harus bertanggung jawab dan layak.
Daftar
Periksa Sumber Daya Manusia
Daftar
Periksa Sumber Daya Manusia menurut (David Stevens) adalah :
1. Struktur
Organisasi
(a) Apakah terdapat Struktur
Organisasi Perusahaan ?
(b) Apakah struktur organisasi
tersebut mutakhir ?
(c) Apakah struktur
organisasi tersebut sesuai ?
2. Uraian /
deskripsi posisi
(a) Apakah terdapat uraian
posisi?
(b) Apakah formatnya sesuai?
(c) Apakah perusahaan
mempunyai standar kinerja (performance standarts) ?
3. Rencana
keberhasilan manajemen (management succession plan )
(a) Apakah terdapat rencana
keberhasilan manajemen?
(b) Apakah rencana keberhasilan
manajemen dalam bentuk yang memuaskan?
(c) Apakah rencana
keberhasilan manajemen dimutakhirkan dan digunakan?
4. Kebijakan
rekruitmen
(a) Apakah kebijakan didokumentasikan
?
(b) Apakah tanggung jawab dan
akuntabilitas diuraikan?
(c) Apakah kebijakan sesuai?
5. Prosedur
rekuitmen
(a) Apakah terdapat
dokumentasi yang sesuai?
(b) Apakah data rekuitmen memadai?
(c) Apakah terdapat surat
lamaran kerja yang sesuai?
6. Program
perkenalan
(a) Apakah terdapat suatu
prosedur perkenalan?
(b) Apakah terdapat material
pelantikan yang memadai?
(c) Siapa yang melakukan
pelantikan /
training?
7. Penilaian
Kinerja
(a) Apakah dokumentasi
memadai?
(b) Apakah terdapat standar kinerja
yang cukup?
(c) Apakah penilaian kinerja
dihubungkan terhadap uraian posisi ?
8. Penilaian
potensial individual
(a) Apakah terdapat suatu
prosedur untuk penilaian potensial individual?
9. Perencanaan
jenjang karier (carrier path planning) dengan individual
(a) Apakah individual
mempunyai jenjang karirnya?
(b) Apakah individual mengetahui
dan berpartisipasi dalam proses yang bersangkutan?
10. Program pelatihan
(a) Apakah anggaran program
pelatihan cukup memadai?
(b) Apakah program pelatihan
memenuhi kebutuhan?
(c) Apakah “pelatih internal
vs eksternal” digabungkan dengan seimbang?
11. Administrasi kompensasi/ gaji
(a) Apakah terdapat suatu
kebijakan tingkat acuan gaji?
(b) Apakah tunjangan ditangani
dengan baik?
(c) Apakah terdapat paket
pajak yang berarti?
12. Fungsi/departemen sumberdaya manusia
(a) Siapa yang bertanggung
jawab atas fungsi/departemen sumber daya manusia?
(b) Apa tingkat pelaporan dalam
organisasi?
(c) Bagaimana kecocokan dari
struktur dan personalia departemen yang bersangkutan?
13. Perencanaan Manusia
(a) Bagaimana kecocokan dari
penetapan sekarang?
(b) Teknik penuandaan apa yang
digunakan?
(c) Apakah terdapat suatu
hubungan dengan perencanaan korporat?
14. Catatan Pribadi
(a) Apakah catatan tersebut
dinamis atau statis?
(b) Untuk tujuan apa catatan
tersebut diadakan?
15. Relevansi dari aplikasi Komputer
(a) Apakah terdapat suatu
system personil yang dibantu oleh computer?
(b) Apakah memang system computer
dibutuhkan ?
16. Pemahaman Mengenai Iklim organisasi
(organizational climate)
(a) Apakah suatu survai telah
dilakukan?
(b) Bagaimana barunya data
tersebut?
(c) Bagaimana pengetahuan
dari sikap, keyakinan, dan nilai karyawan?
17. Pembagian informasi dengan karyawan
(a) Apakah jumlah informasi
yang dibagikan sesuai?
(b) Bagaimana kecukupan mekanisme
untuk pembagian informasi?
(c) Bagaimana tampaknya arus
informasi?
18. Disain pekerjaan
(a) Apakah pekerjaan telah
dianalisis pada waktu baru-baru ini?
(b) Apakah karyawan telah
berpartisipasi dalam disain pekerjaan?
19. Hubungan industrial
(a) Bagaimana kecukupan
prosedur
(b) Bagaiman atmosfir hubungan
industrial dan catatan tampak seperti?
(c) Bagaiman peluang untuk
alternative-alternatif?
20. Kesehatan karyawan
(a) Apakah perusahaan
mempunyai pengetahuan yang memadai mengenai kesehata karyawannya?
(b) Apakah terdapat program
kesehatan yang tepat?
21. Keamanan dan karyawan
(a) Apa reaksi karyawan
terhadap keamanan?
(b) Bagaimana kecanggihan
pengelolaan risiko perusahaan?
(c) Bagaimana hubungannya
dengan premi asuransi?
22. Pelayanan karyawan
(a) Apa yang disediakan dan
bagaimana kecukupan penyediaan tersebut misalnya makanan kantin?
(b) Bagaiman analisis biaya manfaat
tentang pembiayaan tunjangan karyawan?
23. Pengumpulan angka statistic
(a) Apakah perusahaan
mempunyai angka statistic mengenai hal-hal seperti perputaran karyawan, absens,
promosi, internal/rasio rekrutmen eksternal, rasi gaji/pendapatan, dan
sebagainya ?
24. Praktik-praktik Pengunduran diri
(a) Apakah terdapat kebijakan
mengenai pengunduran diri karyawan?
(b) Apakah prosedur pemberhentian
cukup memadai?
(c) Apakah perusahaan
melakukan wawancara keluar?
25. Dokumentasi – apakah terdapat
formulir- formulir
(a) Formulir pajak
(b) Wewenang gaji
(c) Lembaran waktu
(d) Perubahan status departemental
26. Keamanan
(a) Apakah terdapat prosedur
untuk ancaman baru dan untuk prosedur darurat yang lain atau kebakaran?
27. Interaksi social
(a) Apakah terdapat surat
berita (newsletter)?
(b) Apakah terdapat peluang yang
cukup untuk pengumpulan social dari karyawan?
Ruang
Lingkup Audit SDM
Dalam pelaksanaan audit SDM untuk mendukung jalannya
kegiatan-kegiatan SDM perlu dilakukan pembatasan terhadap aspek yang akan di
audit. Secara garis besar, prospek audit SDM dilakukan terhadap fungsi SDM yang
berkaitan dengan kegiatan-kegiatan SDM yang dimulai dari perencanaan SDM,
perekrutan, penyeleksian, pelatihan, dan evaluasi kinerja SDM (Handoko,
1997, p.226).
Menurut Sherman & Bohlander, audit SDM
memberikan peluang untuk:
1. Menilai efektivitas fungsi SDM
2. Memastikan ketaatan terhadap hukum,
kebijakan, perturan dan prosedur
3. Menetapkan pedoman untuk penetapan standar
4. Memperbaiki mutu staf SDM
5. Meningkatkan citra dari fungsi SDM
6. Meningkatkan perubahan dan kreatifitas
7. Menilai kelebihan dan kekurangan dari fungsi
SDM
8. Memfokus staff SDM pada masalah masalah
penting
9. Membawa SDM lebih dekat pada fungsi fungsi
yang lain.
Audit sumber daya
manusia dapat memberikan kontribusi terhadap profesionalisasi dari fungsi
sumber daya manusia dalam banyak cara.
Apabila organisasi ingin tetap kompetitif, maka
organisasi harus mengalami perubahan yang terus menerus. Suatu audit atas
program sumber daya organisasi dapat membantu manajer mengidentifikasi
penyimpangan atau varian antara kondisi actual dengan kondisi yang diharapkan
atau yang diinginkan. Dengan demikian audit menjadi suatu dorongan yang
berbasis data untuk perubahan.
Sumber Data yang Biasa Digunakan
Dalam pelaksanaanya audit SDM ini hendaklah selalu
memanfaatkan berbagai sumber data yang ada diantaranya :
1. pemeriksaan
fisik perusahaan
2. konfirmasi
3. dokumentasi
4. observasi
5. pertanyaan
pada klien
Dari sumber data yang tersebut diatas diharapkan
suatu audit dapat menjawab prospek dan tantangannya di masa depan,antaranya :
1. globalisasi
2. hak-hak
pekerja
3. performance
pekerja
4. hambatan –
hambatan SDM.
Pelaksana Audit Sumber Daya Manusia
(SDM)
1. Auditor internal (Inspektur di Badan
Pengawasan Internal)
2. Biro SDM atau spesialis SDM yang ditunjuk (self
assessment)
3. Biro SDM/tenaga spesialis SDM senior untuk
non-SDM
Langkah-langkah Audit
1. Audit
Pada tahap ini, auditor menekankan auditnya pada
pencarian informasi latar belakang dan gambaran umum terhadap program/aktivitas
SDM yang diaudit.
2. Criteria
Criteria merupakan standar (norma) yang menjadi pedoman bertindak bagi setiap individu dan kelompok dalam organisasi.
Criteria merupakan standar (norma) yang menjadi pedoman bertindak bagi setiap individu dan kelompok dalam organisasi.
3. Penyebab
Penyebab (cause) merupakan pelaksanaan program-program SDM dalam organisasi yang menyebabkan terjadinya kondisi SDM yang ada pada saat ini.
Penyebab (cause) merupakan pelaksanaan program-program SDM dalam organisasi yang menyebabkan terjadinya kondisi SDM yang ada pada saat ini.
4. Akibat
Akibat (effect) merupakan sesuatu yang harus ditanggung atau dinikmati perusahaan karena terjadinya perbedaan aktivitas yang seharusnya dilakukan (berdasarkan criteria) dengan aktivitas actual yang terjadi di lapangan (dilakukan oleh setiap komponen dalam organisasi).
Akibat (effect) merupakan sesuatu yang harus ditanggung atau dinikmati perusahaan karena terjadinya perbedaan aktivitas yang seharusnya dilakukan (berdasarkan criteria) dengan aktivitas actual yang terjadi di lapangan (dilakukan oleh setiap komponen dalam organisasi).
5. Tindaklanjut
Tindak lanjut merupakan implementasi dari rekomendasi yang diajukan oleh auditor.Manajemen dan auditor harus sepakat dan secara bersam-sama dalam melaksanakan tindak lanjut perbaikan tersebut.
Tindak lanjut merupakan implementasi dari rekomendasi yang diajukan oleh auditor.Manajemen dan auditor harus sepakat dan secara bersam-sama dalam melaksanakan tindak lanjut perbaikan tersebut.
Seorang spesialis auditing (Walter R. Mahler)
mengusulkan bahwa proses audit harus terdiri dari 6 langkah sebagai
berikut :
(a) Memperkenalkan gagasan
audit dan menekankan manfaat yang akan diperoleh audit.
(b) Memilih personel dengan kisaran
keterampilan yang luas untuk tim audit dan memeberikan pelatihan yang
diperlukan.
(c) Mengumpulkan data dari
tingkat yang berbeda dalam organisasi.
(d) Menyiapkan laporan audit untuk
manajer lini dan evaluasi departemen sumber daya manusia.
(e) Mendiskusikan laporan
dengan manajer operasi yang kemudian mengujikan penilaian merekan sendiri.
(f) Mempersatukan tindakan
korektif ke dalam proses penetapan tujuan perusahaan yang regular.
Karena auditing merupakan suatu bentuk riset atau
penelitian, maka penting bahwa temuan didasarkan pada data yang obyektif, dapat
dipercayai, dan sahih. Catatan sumber daya manusia dari semua tipe tersedia
untuk penggunaan dalam audit.
Pendekatan dalam Audit SDM
Fungsi yang paling penting dari audit sumber daya
manusia adalah menetukan efektivitas. Yaitu tujuan dari program sumber daya
manusia dapat dicapai. Sebelum memulai audit, tujuan dan standar program harus
secara jelas dinyatakan. Ini terutama penting apabila auditor eksternal
ditugaskan. Suatu audit harus mencakup paling sedikit 3 pendekatan utama,
yaitu:
1. Menentukan
ketaatan pada hukum dan peraturan yang berlaku
Audit menekankan penilaian bagaimana perusahaan menetapkan berbagai aturan dan kebijakan yang secara internal berlaku di perusahaan,apakah sesuai dengan aturan dan hukum yang ditetapkan pemerintah sebagai pemegang otoritas dan apakah setiap komponen dalam organisasi menjalankan aktivitasnya sesuai dengan aturan dan kebijakan tersebut.
Audit menekankan penilaian bagaimana perusahaan menetapkan berbagai aturan dan kebijakan yang secara internal berlaku di perusahaan,apakah sesuai dengan aturan dan hukum yang ditetapkan pemerintah sebagai pemegang otoritas dan apakah setiap komponen dalam organisasi menjalankan aktivitasnya sesuai dengan aturan dan kebijakan tersebut.
2. Mengukur
kesesuaian program dengan tujuan organisasi
Pemahaman terhadap tujuan perusahaan dan strategi pencapaiannya, menjadi dasar dalam penyusunan program setiap fungsi bisnis. Trend yang berkembang saat ini, dimama SDM adalah sumber kekuatan bersaing perusahaan,menantang manajer SDM untuk berinovasi dalam menciptakan model pengelolaan SDM yang tepat, sesuai dengan strategi yang telah ditetapkan.
Pemahaman terhadap tujuan perusahaan dan strategi pencapaiannya, menjadi dasar dalam penyusunan program setiap fungsi bisnis. Trend yang berkembang saat ini, dimama SDM adalah sumber kekuatan bersaing perusahaan,menantang manajer SDM untuk berinovasi dalam menciptakan model pengelolaan SDM yang tepat, sesuai dengan strategi yang telah ditetapkan.
3. Mengukur
kinerja program
Mengukur kinerja program berarti menghubungkan
aktivitas actual program SDM yang diaudit dengan ukuran-ukuran keberhasilan
yang telah ditetapkan sebelumnya.
Objek Audit Sumber Daya Manusia (SDM)
Aspek SDM yang dapat diaudit cukup luas, karena SDM
itu sendiri mencakup fungsi perencanaan, fungsi pengembangan, fungsi
pemeliharaan, fungsi informasi, fungsi penghargaan dan penghukuman, serta
fungsi peningkatan kinerja. Dengan demikian jika dirinci, obyek yang dapat
diaudit adalah sebagai berikut :
· Fungsi
Perencanaan : Manpower Planning, Manpower Recruitment, Manpower
Fulfillment, Sourcing Candidate.
· Pengembangan
: Training, Development, Coaching, Mentoring.
· Informasi
& Teknologi : Personnel Data Base, Sistem Informasi
Manajemen SDM (HRIS).
· Fungsi
Pemerliharaan : Industrial Relation, Coorporate Social Responsibility.
· Fungsi
Penghargaan dan Penghukuman : Compensation & Benefit, Reward,
Termination, Punishment.
· Fungsi
Peningkatan kinerja : Performance Management System, Pay for
Performance.
Aspek diatas merupakan sisi Hard
Capabilities Organization karena masih banyak berkutat dalam
hal sistem dan prosedur. Perkembangan selanjutnya yang bisa menjadi
pertimbangan audit adalah mengaudit aspek Soft Organization, antara
lain :
• Budaya Organisasi,
• Audit Competency Staff SDM,
• Audit kepuasan terhadap fungsi SDM.
Tujuan Audit Sumber Daya Manusia (SDM)
Ketika anda melakukan audit SDM, sebenarnya ada
beberapa hal yang mesti diketahui yakni kegunaan audit SDM itu sendiri. Ini
tergantung dari perspektif dan tujuan audit SDM itu sendiri. Dengan mengetahui
tujuan audit, maka pelaksanaan audit dan prosesnya akan menyelaraskan dengan
tujuan tersebut. Beberapa hal yang menjadi tujuan dan kegunaan audit SDM antara
lain :
Menurut Rivai (2004, p. 567), audit SDM
bertujuan untuk:
1. Menilai efektifitas SDM
2. Aspek-aspek yang masih dapat diperbaiki
3. Mempelajari aspek-aspek tersebut secara
mendalam, dan
4. Menunjukkan kemungkinan perbaikan, serta
membuat rekomendasi untuk
pelaksanaan perbaikan
tersebut.
Fungsi Sumber Daya Manusia
I. Perencanaan dan Rekrutmen
Sumber informasi :
- Anggaran
sumber daya manusia
- Data
biaya rekrutmen
- Uraian
jabatan dan spesifkasi
- Tingkat
penerimaan karyawan
II. Pemilihan
Sumber informasi:
- Catatan
wawancara pekerjaan
- Catatan
penolakan pelamar
- Permintaan
transfer
III. Pelatihan dan pengembangan
Sumber informasi:
- Data
biaya pelatihan
- Catatan
produksi
- Catatan
kecelakaan
- Catatan
pengendalian mutu
IV. Penilaian kinerja
Sumber informasi:
- Catatan
penilaian kinerja
- Catatan
kehadiran
- Catatan
tindakan disiplin
V. Kompensasi
Sumber informasi:
- Data
gaji dan tunjangan
- Catatan
survai gaji
- Asuransi
kompensasi untuk pengangguran
VI. Hubungan ketenagakerjaan
Sumber informasi :
- Catatan
keluhan
- Catatan
penghentian kerja
- Catatan
keluhan praktik tenaga kerja yang tidak wajar
Kebanyakan sumber informasi yang dihasilkan akan
menghasilkan data statistic yang telah tersedia di banyak organisasi. Apabila
fasilitas pengolahan data elektronik (PDE) digunakan, informasu demikian dapat
dimutakhirkan untuk analisis dan pelaporan dan harus digunakan.
Sebagai sumber informasi yang bernilai yang
disajikan dalam mengukur efektivitas dari fungsi-fungsi utama manajemen sumber
daya manusia, berlebihan mempercayai pengukuran kuantitatif dapat menghasilkan
simpulan yang secara obyektif.
Reaksi pemakai dapat diperoleh melalui survai sikap,
diskusi dengan karyawan , pertemuan kelompok, komentar manajer dan penyelia,
serta pendekatan yang sama.
Instrumen-Instrumen Audit Sumber Daya
Manusia
Dalam pengumpulan informasi tentang
aktifitas-aktifitas SDM, ada beberapa instrumen yang dapat membantu dalam
menghimpun data aktivitas-aktivitas sumber daya manusia, diantaranya:
1. Wawancara, wawancara dengan karyawan dan
manajer adalah suatu sumber informasi mengenai aktivitas sumber daya manusia.
Komentar mereka membantu tim audit mencari bidang-bidang yang membutuhakn
perbaikan. Kritik dari karyawan dapat menunjukkan tindakan-tindakan yang harus
diambil oleh departemen untuk memenuhi kebutuhan mereka. Demikian juga, sumbang
saran manajer dapat mengungkapkan cara-cara untuk memberikan mereka servis yang
lebih baik.
2. Kuisioner, karena wawancara itu menyita
waktu dan mahal serta kerap hanya terbatas pada sedikit orang, banyak
departemen sumber daya manusia yang menggunakan kuisioner-kuisioner untuk
memperluas lingkup riset mereka. Selain itu, kuisioner juga dapat
memberikan jawaban-jawaban yang lebih terbuka dibandingkan wawancara tatap
muka.
3. Informasi Eksternal, Informasi adalah
alat sentral dari tim audit. Perbandingan-perbandingan luar memberikan kepada
tim audit suatu perspektif terhadapnya aktivitas-aktivitas perusahaan dapat
dinilai.
4. Analisis Catatan
5. Eksperimen-Eksperimen Riset
6. Audit-Audit Internasional
Manfaat Audit dalam SDM
Manfaat utama dalam audit SDM adalah untuk mengetahui
proses-proses yang belum memenuhi persyaratan hukum sehingga meminimalisir
proses internal organisasi yang berpotensi melanggar hukum, dan yang terpenting
adalah membantu organisasi secara sistematis untuk mengidentifikasi kondisi
saat sekarang serta aksi apa saja yang perlu dijalankan
untuk meningkatkan kinerja proses fungsi SDM.
Karena kegagalan dalam mengidentifkasi penyebab
potensial yang bisa membahayakan atau berpotensi melanggar hukum, dapat
menimbulkan efek yang merugikan perusahaan atau organisasi. Karena itu, audit
SDM merupakan salah satu cara untuk mengenal sejauh mana proses internal dan sistem
prosedur organisasi sudah memenuhi aspek keamanan baik secara hukum maupun juga
membantu mengidentifikasi bagian SDM yang belum berjalan secara efektif dan
efisien. Peninjauan secara berkala terhadap sistem dan prosedur organisasi yang
berhubungan dengan SDM, tidak hanya membantu agar sistem dan prosedur tetap
memenuhi persyaratan, namun juga membantu aspek finansial perusahaan agar tetap
stabil dan mantap.
Menurut Rivai (2004, p. 567), audit SDM
mengevaluasi aktifitas SDM yang digunakan dalam suatu perusahaan dan merupakan
pengendalian kualitas keseluruhan yang mengevaluasi aktifitas SDM dalam suatu
perusahaan. Manfaat dari audit SDM ini antara lain yaitu:
1. Mengidentifikasi
kontribusi dep. SDM terhadap perusahaan
2. meningkatkan
citra professional dep. SDM
3. mendorong
tanggung jawab dan profesionalisme yang lebih besar diantara karyawan dep. SDM
4. memperjelas
tugas dan tanggung jawab dep. SDM.
5. menstimulasi
keragaman kebijakan dan praktik-praktik SDM
6. menemukan
masalah SDM yang kritis
7. menyelesaikan
keluhan-keluhan dengan peraturan yang berlaku
8. mengurangi
biaya SDM melalui prosedur yang efektif
9. meningkatkan
kesediaan untuk mau menerima perubahan yang diperlukan dalam dep. SDM
10. memberikan informasi yang cermat atas
sistem informasi dep.SDM
Memanfaatkan Temuan Audit
Terdapat banyak sumber dan indicator yaitu informasi
dapat diperoleh mengenai efektivitas secara keseluruhan dari program manajemen
sumber daya manusia. Informasi ini kemudian harus dianalisis untuk
mengidentifikasi tipe tindakan korektif yang diperlukan dan personil yang
paling cocok untuk melaksanakannya.
Metode-metode Menganalisis Temuan
Beberapa pendekatan dapat digunakan dalam
menganalisis informasi yang dikumpulkan dari berbagai sumber. Pendekatan
tersebut mencakup :
1. Membandinkan
program sumber daya manusia dengan organisasi yang lain, khususnya program dari
perusahaan yang berhasil
2. Berdasarkan
audit dari beberapa sumber ototritas, seperti norma konsultan, temuan
pengetahuan perilaku, atau buku teks manajemen sumber daya manusia.
3. Mempercayai
suatu rasio atau rata-rata, seperti rasio dari staf sumber daya manusia
terhadap karyawan total
4. Menggunakan
suatu audit ketaatan untuk mengukur apakah aktivitas manajer dan staf dalam
manajemen sumber daya manusia sesuai dengan kebijakan, prosedur dan peraturan
suatu audit internal
5. Mengelola
departemen sumber daya manusia berdasarkan sasaran dan menggunakan suatu
tipe audit
system.
Kegiatan-Kegiatan Auditor
Tiga bidang utama yang difokuskan pada Audit Sumber
Daya Manusia terdiri atas policy/management audit, performance/operasional
audit, dan financial audit.
a. Policy/Management
Audit
penilaian yang dilaksanakan secara sistematis dan
independent, berorientasi ke masa depan terhadap: keputusan dan kebijakan yang
dilakukan oleh manajemen yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas SDM melalui
perbaikan pelaksanaan fungsi manjemen, pencapaian rencana yang sudah ditetapkan
serta pencapaian sosial objektif.
b. Performance/Operasional
Audit
merupakan suatu kegiatan penilaian yang sistematis
yang dilaksanakan secara objective dan independent berorientasi atas masa depan
untuk semua kegiatan yang ada dalam suatu perubahan yang utamanya dalam bidang
SDM.
c. Financial
Audit
mempunyai orientasi pengujian / penilaian secara
independent dan objectif atas tingkat kewajaran dan kecermatan serta data
keuangan untuk memberikan perlindungan keamanan asset perusahaan dengan
melakukan evaluasi kelayakan internal control yang di tetapkan. Audit ini
sendiri dapat dilakukan dalam beberapa situasi, diantaranya:
1. ketika dirasa diperlukan oleh
manjemen puncak
2. ketika suatu kekuatan eksternal yang memaksa
untuk dilakukan suatu tinjauan
3. ketika suatu perusahaan yang signifikan
dalam suatu dunia usaha yang memaksa untuk melakukan konsiderasi ulang
manajemen SDM
4. ketika seorang manajer baru yang merasa
bertanggung jawab atas Dep. SDM
5. ketika suatu keinginan spesialis SDM untuk
meningkatkan praktek dan sistem SDM perusahaan.
Penyiapan Laporan dan Rekomendasi
Salah satu aktivitas yang paling penting dari tim
audit adalah penyiapan laporan atas temuan, evaluasi dan rekomendasi mereka
Laporan harus mencakup setiap hal yang tepat dan
berguna bagi penerima. Suatu laporan biasanya disiapkan untuk manajer lini.
Laporan khusus disiapkan untuk manajer departemen sumber daya manusia, yang
juga menerima suatu copylaporan yang diberikan kepada manajer lini.
Nilai yang dihasilkan dari informasi yang diperoleh
dari audit terletak pada pemanfaatan laporan tersebut untuk memperbaiki
kekurangan dalam program sumber daya manusia. Analisis informasi dapat
mengungkapkan bahwa prosedur untuk melaksanakan suatu fungsi sumber daya
manusia perlu direvisi. Bahkan mungkin bahwa bagian tertentu dari program total
harus mengalami revisi yang mendalam apabila program tersebut ingin mencapai
tujuan yang telah ditetapkan untuk program tersebut. Akhirnya, kebanyakan untuk
setiap dari fungsi yang berbeda-beda harus diuji untuk menentukan kecukupan
mereka sebagai bagian dari kebijakan sumber daya manusia secara keseluruhan.
Laporan Audit
Laporan audit SDM terdiri dari beberapa bagian yang
ditujukan untuk Manajer lini,manajer SDM, manajer Sumber Daya, yang formatnya
terdiri atas :
- Judul
- Daftar Isi
- Ringkasan dan kesimpulan
- Masalah-masalah pokok
- Kesimpulan dan saran
- Tubuh (data, fakta
pandangan dan alasan )
- Sumber data
- Lampiran yang dianggap
penting.
Sumber :
1.
http://badaiabu.wordpress.com/2009/10/11/audit-sumber-daya-manusia/
2. Amin Wijaya
Tunggal, "Audit Manajemen Kontemporer", Edisi Revisi, Penerbit
Harvarindo, Jakarta, 2003